Anatomía de un buen encargo
El problema no es pedir mal. Es pedir poquito.
“Resúmeme este documento.” Llega un resumen. No sirve.
No falló la herramienta. Ese pedido, dado a alguien de tu equipo, tampoco habría funcionado: nadie sabía para quién era, cuánto querías, ni qué te importaba de las cuarenta páginas.
Cuatro preguntas. Nada más.
- Qué quiero — la tarea, en verbo.
- Qué te doy — la información con la que va a trabajar.
- Cómo lo quiero — formato, largo, límites.
- Para quién es — quién lo lee, y en qué tono.
No hay una quinta. Y la que más se olvida es la última.
¿Qué quiero?
En verbo y concreto.
Si quieres tres cosas, numéralas. Escondidas en una frase larga, la tercera se pierde.
¿Qué te doy?
La materia prima, y el contexto que solo tienes tú en la cabeza.
- El dato — la cuota pasa de 180 a 205, desde el 1 de enero.
- El motivo — subió el contrato de seguridad y hay que reparar la bomba.
- Lo incómodo — es el segundo aumento en tres años.
- Lo que salva el correo — se cotizó con tres empresas y esta era la más baja.
Cuando pienses “esto ya se entiende”, eso es lo que hay que escribir.
¿Cómo lo quiero?
- Formato — correo, tabla, viñetas, lista de pasos.
- Largo — “máximo 200 palabras” funciona. “Que sea corto” no.
- Restricciones — qué no quieres.
Cuidado con esto: dos restricciones que se contradicen son peores que ninguna. “Corto pero completo, formal pero cercano” no es exigente, es confuso — y entonces decide él, no tú.
¿Para quién es?
La pregunta que suena a relleno. Mismo dato, tres correos distintos:
- Al que ya se quejó — primero el motivo, después la cifra.
- A la junta — primero los números y las tres cotizaciones.
- Al inquilino — qué cambia para él: casi nada.
Sin público recibes el promedio de los tres. El promedio no sirve para ninguno.
El tono se pide con ejemplos, no con adjetivos: en vez de “cercano”, “como le hablo a un vecino en el ascensor”.
El antes y el después
Dos minutos más de escribir. Veinte menos de arreglar.
Los cinco errores
- El tema no es el encargo — “sobre el aumento” dice de qué se trata, no qué quieres.
- Adjetivos en vez de instrucciones — profesional, ejecutivo, potente, natural.
- Guardarse el contexto — “es obvio” para ti, que llevas seis meses en el tema.
- Tres cosas en una frase — se pierde la tercera.
- Olvidar para quién es — el más común y el más caro.
Tres costumbres
- Guarda el encargo — no la respuesta. El encargo es lo que vas a reusar.
- Pide ayuda para pedir — “quiero lograr esto, ¿qué necesitas saber de mí?” es un encargo válido.
- Largo no es pesado — nadie premia la brevedad aquí. Escribe lo que haga falta.
En una línea
Qué quiero · qué te doy · cómo lo quiero · para quién es.
La última es la que se olvida, y la que más cambia el resultado.